Tipos de oficinas para empresas en el exterior

Definir entre los diversos tipos de oficinas para empresas en el exterior, es una de las tareas más complejas a las que se enfrentan durante el proceso de internacionalización. Los beneficios e inconvenientes que representa cada una de las formas, son los temas que los especialistas de la ACE comparten en el siguiente artículo. 

Tipos de oficinas en el exterior

Son diversos los casos en los que las empresas compran o alquilan una oficina en el exterior. En la mayoría de los casos es para mantener personal expatriado y local en esas representaciones con el fin de buscar potenciales clientes, proveedores o mantener la comunicación “in situ” con alguno de sus socios locales. En cualquiera de esas situaciones, la decisión involucra:

• Espacio físico para el trabajo
• Personal calificado para las tareas
• Servicios colaterales de terceros (limpieza, seguridad, consultoría, movilidad, etc)
• Presupuesto 

La práctica demuestra que cada una de las etapas de establecimiento de las empresas conlleva no solo cierto tiempo, sino también recursos financieros. 

A esto hay que sumarle las obligaciones fiscales que acarrean, así como la necesidad de mantener un presupuesto constante para el mantenimiento. 

Dentro de los beneficios se rescatan la sólida imagen que representa mantener instalaciones propias, la posibilidad de recibir e instalar fácilmente a nuevos trabajadores o funcionarios visitantes de la empresa, y la posibilidad de adoptar las instalaciones según la necesidad de la empresa. 

Subarriendo de oficinas – socio ruso

Otra práctica habitual en estos casos es el subarriendo en empresas ya constituídas que otorgan, por una suma determinada, la posibilidad de acceder a instalaciones y servicios complementarios. Sin embargo esta práctica es menos común entre empresas medianas y grandes, ya que involucra un factor relacionado a la imagen empresarial.

Como factor positivo de esta práctica se considera sus costos reducidos, la libertad de terminar los contratos en cualquier momento y el hecho de poder cambiar de locación con mucha facilidad. Puede considerarse además como ventaja el hecho de que en algunos casos se ofrecen no solo los espacios físicos, sino también el personal que necesite para tareas específicas como recepcionista, analistas, contadores, seguridad, choferes, entre otros. 

Coworking en Rusia y los países de la UEEA

Otra forma conocida de resolver el tema de la oficina en el exterior es el uso de espacios de coworking. Esto resuelve diversas dificultades relacionadas con la parte legal, dirección jurídica y más al estar incluídos dentro de los servicios que prestan. Se suman a sus beneficios la opción de arrendar espacios comunes como salas de espera, corredores, o salones especiales acondicionados para el trabajo de una persona y un ordenador. 

Dentro de los inconvenientes de esta forma de trabajo se encuentran la imposibilidad de poder personalizar los ambientes, el uso de una marca reconocida (como puede hacerse con una oficina propia) o la posibilidad de utilizar las instalaciones, sin un pago adicional, según nos convenga (para reuniones, presentaciones, etc)

Representación conjunta de empresas ibéricas

Es una de las formas de representación que ofrece la Alianza de Comercio Euroasiática para sus socios y empresas interesadas en trabajar en mercados euroasiáticos. La práctica de los últimos meses nos ha demostrado la necesidad de tener una oficina que reúna en un solo lugar no solo los servicios y espacios necesarios, sino que sea un motor en la búsqueda de clientes y proyectos, así como un espacio de reunión de empresas y organizaciones. 

La primera oficina de este tipo se abrirá el próximo septiembre cuando junto a un grupo de empresas españolas, la Alianza de Comercio Euroasiática inaugurará oficialmente su primera oficina de representación conjunta en Tashkent (Uzbekistán) que se suman a las oficinas propias en Portugal, España, Italia, Kazajstán, Rusia y Armenia.